Présentation

La gestion du changement est la gestion des activités de transformation au sein d’une organisation afin d’assurer que les changements qui se produisent sont pleinement acceptés et intégrés dans la routine quotidienne. Une méthode efficace de gestion du changement est essentielle pour faciliter l’acceptation et l’utilisation du système et des processus du CRVS numérique à travers l’organisation et doit être réalisée en alignement avec des activités plus larges de renforcement du CRVS. Des communications claires et ciblées à travers une variété de canaux différents doivent être utilisées pour expliquer quels sont les changements, quand et comment ils affectent chaque partie prenante.

Étapes:

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Conseils principaux en matière de gestion des changements

  1. Communications structurées : bâtir une crédibilité dans le projet de numérisation du CRVS en formulant un plan de communication structuré.
  2. Commencer à communiquer tôt. En informant les parties concernées dès le début du processus, pour éviter « d’avoir à vous battre » lorsque le changement est mis en œuvre.
  3. Les gens sont la clé du succès. Même si vous implémentez un système de CRVS numérique efficace et efficient, si les personnes qui interagissent tous les jours avec ce système ne l’acceptent pas, ce changement échouera.
  4. Comprendre les besoins individuels et adapter vos communications à ces besoins.
  5. Identifier les “champions du changement” au sein de l’organisation. Les champions du changement sont des individus à tous les niveaux de l’organisation qui sont chargés de la diffusion des « bonnes nouvelles » sur le changement à venir ; de répondre aux questions ; et de recueillir des commentaires. Ces personnes font partie des équipes qui seront touchées par le changement et qui sont donc en mesure de se rapporter à ceux qui sont touchés et de répondre plus efficacement que ceux qui ont initié le changement.
  6. Identifier un “sponsor du projet” pour défendre le changement au plus haut niveau et pour encourager l’adoption du système de CRVS numérique.

Définir l’approche de gestion du changement en remplissant le modèle de la méthode de gestion du changement, en tenant compte de :

  • Quels acteurs sont maintenant impliqués dans le processus? Comment cela affectera t-il les acteurs, leurs anciens rôles et leur gestion?
  • Qui a besoin d’être mis au courant des changements du système et des processus à tous les niveaux des institutions touchées ?
  • Qu’est-ce que chacun de ces acteurs a-t-il besoin de savoir ? Par exemple, comment les changements de la numérisation du CRVS affectent-t-ils chacun d’eux ? Quels sont les avantages de ces changements ? Quand les changements doivent-ils être réalisés ?
  • Quelles sont les méthodes de communication qui devraient être utilisées pour partager des nouvelles du changement ? Par exemple, une communication écrite par e-mail, lettre ; une communication directe via des réunions d’équipe ; des aides visuelles à savoir des affiches.
  • Quand chaque acteur doit-il être tenu au courant (en fonction de sa relation avec les changements) ?
  • Qui pourrait agir comme un « Champion des changements » au sein de l’organisation ?
  • Comment suivrez-vous l’acceptation/ les évaluations de ce changement ?
  • Comment allez-vous répondre aux commentaires du changement ?
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Identifier l’équipe nécessaire pour mettre en œuvre la méthode de gestion du changement ; Faire part de ces ressources à l’équipe de numérisation du CRVS et assurer qu’elle comprend la portée et les objectifs de ce projet.

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Définir un plan de communication et mettre à jour le plan de mise en œuvre afin d’y refléter les activités de communication et de promotion.

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Créer un contenu de communication qui sera utilisé dans chaque forme identifiée de communication.