Présentation

Mener un processus d’achat rigoureux assurera une position contractuelle forte pour les administrations étatiques et atténuera les risques de livraison lors de la fourniture de logiciels et de services. L’appel d’offre ou la demande de proposition (DP) qui définit clairement le système, les exigences, les produits livrables et les délais de livraison en est le point central. La description du processus d’achat dans cette activité fournit des lignes directrices d’une approche suggérée, qui devrait être utilisée en conjonction avec les processus standards d’achat.

Étapes:

1

Évaluer la capacité des ressources techniques étatiques pour développer le système du CRVS numérique nécessaire en interne, sur la base :

  • Des compétences et de l’expérience de développement en interne
  • De la disponibilité des ressources
  • De la possibilité d’un développement conjoint avec d’autres organismes étatiques
    (comme par exemple, le ministère de la santé) ou des institutions académiques

L’utilisation de services de développeurs externes pourrait être profitable ; si vous décidez de poursuivre cette direction, suivez les étapes suivantes pour assurer de sélectionner un développeur approprié.

2

Définir les critères de sélection par lequel tous les candidats soumissionnant seront mesuré (exemple ci-dessous). Cela devrait spécifier les critères minimaux et supplémentaires souhaitables et chaque catégorie doit être pondérée en termes d’importance.

Critères Définition Maximum de points

Personnel

Expertise de l’entreprise

5

Profil(s) de l’équipe

10

Livrables

Plan de mise en œuvre

10

Architecture du système

10

Couverture des exigences

15

Normes d’architecture

10

Structure d’assistance

Contrat d’assistance et de
maintenance

10

Coûts

Développement

Licences

Matériel

Test

Coûts indicatifs de fonctionnement

Coûts indicatifs de l’entretien

30
 

Total

100

Exemple : Critères d’achats

3

Développer une demande de propositions (DP) pour le système du CRVS numérique en utilisant le modèle de DP du CRVS. Inclure les détails:

  • Des dates pour les activités clés dans le processus de passation des marchés, y compris la conférence des soumissionnaires, la date limite de soumission, la notification de l’état de l’application, les présentations orales, l’annonce du choix..
  • Du processus d’appel d’offres, comme par exemple, l’ouverture à la concurrence locale, l’ouverture à la concurrence régionale, des concurrents présélectionnés ou une source unique.
  • Du processus de soumission.
  • Du calendrier des livrables.
4

Passer en revue la DP avec l’équipe interne d’achat pour assurer qu’elle est conforme aux clauses standard

5

Publier la DP, en fournissant aux candidats suffisamment de temps pour mettre sur pied des propositions (en général 4-6 semaines après la publication de la DP).

6

Conseils principaux en matière de contrat

  1. Définir liste claire des livrables et le cadre du travail.
  2. Lier le calendrier de livraison avec des révisions suivies pour assurer à ce que chaque étape de la mise en œuvre est examinée avant de passer à l’étape suivante.
  3. Lier le paiement aux jalons de livraison.
  4. Examiner votre plan de mise en œuvre avec la partie à laquelle l’appel d’offres a été attribué et le mettre à jour pour refléter les intrants du développeur.
  5. Définir les conditions de garantie de façon claire
  6. Inclure la clause sur la possession et la propriété intellectuelle des logiciels.

Organiser une conférence de soumissionnaires à mi-chemin de la période de réponse à la DP, permettant ainsi aux candidats d’avoir le temps de l’examiner et d’élaborer des questions pertinentes lors de cette conférence ainsi que de développer la proposition.

7

Organiser une réunion d’examen technique de la proposition avec les parties prenantes pertinentes du projet/des achats. Cette réunion a pour objectif d’assurer que les propositions satisfont aux critères spécifiés dans la DP et de déterminer si certains des candidats doivent être disqualifiés.

8

Procéder à un examen écrit sur les propositions avec un comité approprié de sélection. Ce comité devrait être composé d’intervenants clés tels que définis dans la matrice RACI.

  • Évaluer chaque proposition par rapport aux critères définis à l’étape 1.
  • Présélectionner 3 parties.
  • Conduire une entrevue/des présentations orales avec les parties sélectionnées et se prononcer sur la proposition retenue.
  • Attribuer l’appel d’offres à la partie sélectionnée.
9

Retenir le département juridique pour créer le contrat compte tenu des “Conseils principaux en matière de contrat”