Présentation
Lorsque toutes les activités des phases d’analyse et de conception sont terminées, il est important de prendre le temps de planifier la prochaine phase des activités, depuis l’approvisionnement du système jusqu’au début du déploiement complet du système. Mener un exercice de planification globale atténue le risque de dépassements des coûts et du calendrier, de plus un plan de mise en œuvre bien défini fournit un cadre structuré de suivi des projets en cours et d’émission de rapports. Ce plan devrait être créé dans le contexte du plan stratégique plus large du CRVS pour assurer que le projet ne fonctionne pas dans l’isolement et que toutes les interdépendances sont clairement reconnues par toutes les parties. Le passage de l’analyse et de la conception à la mise en œuvre nécessitera également de revoir le PID et d’ajuster l’équipe du projet et la gouvernance pour soutenir la nature changeante des activités. Vous aurez aussi besoin de mettre à jour le modèle du Business Case du CRVS pour compléter les sections de coûts relatives aux systèmes de développement et d’essais et de mise en œuvre.
Étapes:
Pour chaque version, suivez les étapes ci-dessous:
1
Documenter, un plan de mise en œuvre en utilisant le modèle de plan de mise en œuvre de numérisation CRVS. Le cadre de ce plan comprend les activités de planification de la mise en œuvre * l’approvisionnement * la conception, la construction et l’essai du système * le déploiement pilote * et la planification de l’implémentation, la formation, la gestion de changement et les opérations
* Voir les activités suivantes pour plus de détails.
Plan de mise en œuvre de la numérisation du CRVS
2
Tenir une réunion d’examen de la planification de la mise en œuvre avec des pistes pertinentes d’autres flux de travail d’amélioration du CVRS. Partager le plan de mise en œuvre et mettre en évidence les interdépendances entre les flux de travail comme par exemple, les réformes juridiques et politiques, sans lesquelles le système de CRVS numérique ne peut pas être entièrement adopté ou pleinement efficace.
3
Revoir le cas d’affaire de la numérisation du CRVS créé dans la phase de préparation pour refléter les coûts associés au système numérisé proposé du CRVS et l’utiliser lors de la sollicitation des fonds nécessaires à la mise en œuvre du projet.
4
Examiner le document de lancement de projet (PID) et mettre à jour son contenu en indiquant les activités de soutien dans la feuille de route et le plan de mise en œuvre, y compris:
- Les ressources nécessaires
- La structure de gestion de projet
- La structure de gouvernance et les comités de surveillance requis, comme par exemple, savoir si l’actuel Comité directeur du CRVS est encore adapté à l’objectif.
- Les réunions des intervenants et des gestionnaires du projet et leur fréquence
- La matrice RACI
- Le budget
- L’enregistrement de l’historique des risques et des problèmes
Obtenir l’approbation du PID avec les parties prenantes identifiées dans la matrice RACI, partager avec tous les acteurs du projet et les parties prenantes et confirmer le financement.
Exemple de structure de l’équipe du projet: Phase de mise en œuvre
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